Die wichtigsten zwei Einstellungen betreffen die Sortierreihenfolge: wie werden Namen im Feld Speichern unter gebildet und in welcher Reihenfolge werden Vor- und Nachname bei der Mailanschrift gezeigt. Beides ist detailliert beschrieben im Kapitel Kontakte Anlegen:
Die übrigen Voreinstellungen finden Sie im Menü Datei / Optionen / Kontakte.
Die Option Mit dem aktuellen Element verknüpfte Kontakte anzeigen bewirkt, dass unter jedem Outlook-Element ein Feld für den Kontakt angezeigt wird. Rechts sehen Sie einen Termin, der mit zwei Kontakten verknüpft ist. Ein Doppelklick auf dem Kontakt öffnet sofort die entsprechende Kontaktkarte. |
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Onlinestatus und Fotos ist interessant, wenn Sie in der Firma einen Messenger einsetzen. Sie sehen dann in Mails oder Terminen, die mit einem Kontakt verknüpft sind, ob dieses Mitarbeiter online ist. Der Bereich für Foto und Onlinestatus befindet sich unter dem Element, Sie können ihn größer oder kleiner ziehen, wenn Sie mit der Maus den Trennbalken nach oben ziehen. Sie sehen auch, welche Elemente zu diesem Kontakt gehören. In einer Besprechungsanfrage oder Aufgabe sieht dieser Bereich anders aus als in einem Termin. Rechts im Beispiel sehen Sie einen Kontakt, zu dem ich kein Bild habe. Die mit diesem Kontakt gewechselten Mails können Sie erkennen. |
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Outlook 2010 hat einen für mich sehr hässlichen Bug in diesem Bereich: Es werden lediglich Mails einem Kontakt zugeordnet. Die Besprechungen oder Aufgaben, die ich einem Kontakt zuordne, werden hier nicht aufgelistet!
Die letzte Option ist Vorgeschlagene Kontakte - Automatisch Outlook-Kontakte für Empfänger erstellen, die zu keinem Outlook-Adressbuch gehören. Eine viel verlangte und viel nachgefragte Option. Wenn Sie eine Mail an jemanden schreiben, den Sie noch nicht unter den Kontakten haben, wird die Adresse automatisch als Kontakt unter Suggested Contacts angelegt.
05.08.2010