- Name, Firma, Adresse
- Telefonnummern, Mailadresse
- Details
- Speichern unter: Anzeige und Sortierung der Namen
- Kontaktgruppen (Verteilerlisten)
Für das Anlegen eines Kontaktes gibt es viele Möglichkeiten:
- Im Modul Kontakt Klick auf Start / Neuer Kontakt
- In einer Kontaktliste Doppelklick auf einen freien Bereich
- Im Modul Kontakt die Tastenkombination STRG+N
- Egal wo die Tastenkombination STRG+SHIFT+C
- Aus einem geöffneten Kontakt Kontakt / Speichern und neuer Kontakt oder Kontakt / Speichern und neuer Kontakt in dieser Firma
Ein Kontakt hat kein einziges "Muss"-Feld, Sie können Kontakte ohne Namen und ohne Adresse anlegen. Sinn macht es trotzdem, einen Namen einzutragen ;-)
In einer Firmenumgebung sollten Sie ein paar Dinge einhalten:
- Tragen Sie in den Namen nur Privatpersonen oder Ansprechpartner einer Firma ein (Lieschen Müller oder Jan Haselünne), nicht den Firmennamen
- Tragen Sie den Firmennamen dort ein, wo er hingehört - in den Firmennamen
- Hat eine Firma keinen Ansprechpartner, lassen Sie den Namen leer
Alles andere schafft Verwirrung beim Sortieren und Filtern.
Namen
Eine Name besteht laut Outlook aus
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Es ist sinnvoll, diesen Dialog einzublenden, wenn der Name mehr Bestandteile als Vor- und Nachname hat. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Name. Empfehlenswert ist die Eingabe hier, wenn der Nachname mehrere Bestandteile hat, die nicht per Bindestrich verkoppelt sind. Im Westfälischen gibt es solche Namen häufig (Groote Holtmann - Doppelname ohne Bindestrich) und Outlook neigt dazu, den ersten Teil als weiteren Vornamen abzulegen.
Die Felder sind für deutsche Namen nicht gut geeignet. Es gibt keine Möglichkeit, korrekt mit akademischen und Adelstiteln umzugehen. Sie müssen also "tricksen", wenn Sie einen Dipl.-Ing. oder einen Prof. Dr. Dr. oder eine Freifrau von Hummelsburg unterbringen müssen.
Bedenken Sie dabei immer, dass Sie diese Namen möglicherweise in einem Serienbrief für zwei Dinge benötigen: für die korrekte Anschrift und für die ebenso korrekte Briefanrede. Es nützt also nicht so besonders viel, wenn der akademische Titel vor dem Vornamen steht - das passt dann zwar wunderbar für die Adresse, aber nicht immer für die Anrede.
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Oben sehen Sie nur zwei der augenfälligsten Unterschiede: Der Dipl.-Ing. (FH) taucht in der Briefanrede gar nicht, der Dr. Dr. als einfacher Dr. wieder auf.
Sie können (wenn Sie sehr konsequent sind), den Namenszusatz für die akademischen Titel verwenden. Oder irgendein anderes Kontaktfeld, das Sie sonst nicht benötigen.
Zur Schreibweise akademischer Grade gibt es eine gute Zusammenfassung in der Wikipedia. Zusätzlich sollten Sie auch den Wikipedia-Artikel zu Anreden anschauen,
Firma und Position
Die Firma ist lediglich ein einzeiliges Feld - überlange Firmennamen kommen in Outlook nicht vor. Tragen Sie den Firmennamen auch wirklich in das Feld "Firmenname" ein und nicht unter "Nachname"!
Sie können aus Vor- und Nachname plus dem Firmennamen automatisch das Feld Speichern unter füllen lassen. Die Reihenfolge können Sie dabei vorgeben.
Als Position tragen Sie ein, was auf der Visitenkarte steht - das sind mehr oder weniger standardisierte, manchmal recht phantasievolle und in aller Regel englische Bezeichnungen wie "Senior Key Account Manager" oder "Dispatch Services Facilitator".
Für die Abteilungsbezeichnung müssen Sie auf Details klicken. Es öffnet sich eine weitere Registerkarte, auf der Sie die Abteilung eintragen können. Hier finden Sie auch das Feld Beruf, das sich gut eignet, wenn Sie viel mit Rechtsanwälten, Steuerberatern etc. zu tun haben. |
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Adresse
Outlook bietet Platz für drei Adressen: Geschäftlich, Privat, Sonstige. Eine davon können Sie zur Postanschrift machen.
Wie für den Namen gibt es auch für die Adresse ein detailliertes Dialogfenster, das Sie erreichen, wenn Sie auf die Schaltfläche vor der Adresszeile klicken.
Nicht alle Angaben sind immer sinnvoll. So werden Sie das Land nur bei ausländischen Adressen ausfüllen. Gemäß Postvorschrift werden hier die deutschen Bezeichnungen vorgegeben. In einigen Ländern wie den USA ist die Angabe des Bundeslandes zwingend vorgeschrieben. |
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Ich empfehle, dass Sie sich den Dialog immer einblenden lassen, wenn Adressen für Outlook nicht eindeutig sind. Das Häkchen ist standardmäßig gesetzt.
Zur Schreibweise von Anschriften finden Sie beim Weltpostverband (Universal Postal Union UPU) ausführliche Informationen zu jedem Land.
Die deutschen Postvorschriften finden Sie auf der Seite der Deutschen Post.
19.07.2010