Outlook ist als "Personal Information Management"-Tool gestartet. Ein Anspruch, den nur wenige Anwender mitbekommen haben ...
Neben Mailversand und -empfang können Sie auch Ihre Arbeit mit Outlook organisieren. Aufgaben und Kalender sind zwei Module, die dabei helfen.
Ich werde nicht behaupten, dass man damit alles erledigen kann und ich werde auch nicht behaupten, dass ich gerade in Bezug auf Aufgabenmanagement keine Wünsche mehr hätte! Aber es ist schon eine Menge zu erreichen, wenn man die Boardmittel verwendet, die Outlook zur Verfügung stellt.
Für zwei Dinge ist Outlook leider nur sehr bedingt zu gebrauchen: Aufgaben im Team zu verwalten und Projektarbeit. Abgesehen von der Freigabe des Aufgabenordners und dem Zuordnen von Aufgaben an jemand anderen gibt es keine Teamfunktionen. Ich wünsche mir beispielsweise, dass ich überblicken kann, wer gerade eine Aufgabe bearbeitet und dass es gemeinsame Erinnerungen an ein Team geben könnte. Für die Projektarbeit fehlen mir Unteraufgaben, zeitliche Abhängigkeiten und klare Projektzuordnungen. Kategorien alleine helfen mir wenig.
Aber dennoch: Aufgaben sind hilfreich. Sie sollten wesentlich mehr verwendet werden.
Termine oder Aufgaben?
Vorab eine Begriffserklärung:
- Aufgaben sind die Jobs, die ich BIS zu einem gewissen Zeitpunkt erledigen muss. Ich muss bis Freitag 10:00 Uhr einen Bericht abliefern oder bis Donnerstag 18:00 Uhr einen Laptop zur Ausleihe vorbereiten. Ich kann das auch eher tun und ich kann es im schlimmsten Fall auch später machen. Oft sind Aufgaben nicht ortsgebunden - ich kann den Bericht im Büro schreiben oder daheim.
- Ein Termin ist ein Job, der exakt an einem bestimmten Zeitpunkt in der Regel an einem bestimmten Ort erledigt werden muss: ich muss am Montag von 9:00 bis 16:00 Uhr eine Excel-Schulung im Schulungsraum 3 abhalten. Das kann ich nicht am Sonntag schon machen.
Daraus ergibt sich fast immer sehr klar, was in den Kalender kommt und was in die Aufgaben. Überfrachten Sie nicht den Kalender mit Aufgaben! Das ist unübersichtlich.
Vorgangsliste oder Aufgaben?
Im Modul Aufgaben sehen Sie zwei Ansichten: die Vorgangsliste und die eigentlichen Aufgaben.
| In der Vorgangsliste wird alles gesammelt, was eine Erinnerung hat: Mails mit Erinnerung genauso wie Kontakte oder Aufgaben. Rechts sehen Sie aus der Vorgangsliste zuerst einen Kontakt, dann eine Mail und zum Schluss eine Aufgabe. Alle drei Elemente haben eine Erinnerung. |  |
Die eigentliche Aufgabenliste beinhaltet nur die Aufgaben.
20.06.2010