Besprechungsanfrage erstellen
Um Besprechungsanfragen einrichten zu können, müssen Sie über einen Exchange-Server verfügen. Das ist in größeren Firmen in der Regel der Fall.
Erstellen Sie zuerst einen normalen Termin in Ihrem Kalender. Um Teilnehmer einzuladen, gibt es zwei Wege:
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Wenn sich der Teilnehmer auf dem gleichen Exchange-Server befindet, sehen Sie die Belegung als farbigen Balken. Ein schwarz-weiß-gestreifter Balken bedeutet, dass keine Informationen abgerufen werden konnten. Beginn und Ende Ihres Termins wird mit zwei senkrechten Linien gezeigt: grün ist der Terminanfang und rot das Terminende. Verschieben Sie Ihren Termin soweit, dass Sie eine gemeinsame freie Zeit erhalten.
In beiden Fällen versenden Sie die Besprechungsanfrage mit Klick auf Senden links neben der Zeile An.
| Mit der Auswahl unter Antwortoptionen bestimmen Sie, ob Sie eine Antwort möchten und ob Sie Vorschläge für andere Zeiten zulassen. |  |
Besprechungsanfrage erhalten und beantworten
| Der Eingeladene erhält eine Besprechungsanfrage als Mail in seinem Posteingang. Das Symbol ist ein Kalendersymbol mit zwei Köpfen. |  |
In der geöffneten Besprechungsanfrage hat der Eingeladene eine Reihe von Möglichkeiten:
| Er kann fest oder mit Vorbehalt zusagen, ablehnen, andere Zeiten vorschlagne oder schlicht eine Antwort schicken. |  |
Unter den Absenderangaben sieht der Empfänger einen Ausschnitt aus seinem Kalender. Die Entscheidung, ob man zusagen oder absagen will, fällt damit wesentlich leichter. Für alle Antwortmöglichkeiten gibt es die Wahl, ob man einfach nur ein Zusagen zurückschickt oder noch einen Text dazuschreibt.
Achtung! Viele Besprechungsorganisatoren lesen die zurückkehrenden Antworten nicht! Es ist sicherer, einen notwendigen Text in eine separate Mail zu schreiben.
Solange eine Besprechungsanfrage noch nicht beantwortet wurde, steht der angefragte Termin als Voraussichtlicher Termin im Kalender des Eingeladenen. Das ruft oft heftige Verwirrung hervor, weil die Anwender den Eindruck haben, jemand hätte unberechtigten Schreibzugriff auf den eigenen Kalender! Solange der Termin von Ihnen noch nicht beantwortet ist, sehen Sie über dem Namen des Organisators ein Bitte antworten.
| Haben Sie geantwortet, sehen Sie Datum, Uhrzeit und Status an dieser Stelle. |  |
Nachverfolgungsstatus ansehen
Der Organisator erhält die Antworten ebenfalls per Mail. Zusagen haben das Kalendersymbol mit einem blauen Häkchen, Absagen mit einem roten Kreuz. Sie können die Besprechungsantworten direkt löschen, denn im Termin sehen Sie den Status der Zu- und Absagen:
| Als Organisator klicken Sie doppelt auf den Termin und wählen Besprechung / Status. |  |
Lassen Sie sich den Status anzeigen, um zu sehen, wer zugesagt und wer abgesagt hat. Um den Statusbericht auszudrucken, wählen Sie Status in Zwischenablage kopieren, fügen ihn dann zum Beispiel in Word ein und können ihn von dort drucken.
23.06.2010