Regeln sind automatisierte Befehlsfolgen, die ausgelöst werden durch das Versenden oder Eintreffen einer Mail. Das kann ein Sound sein, der abgespielt wird, wenn die Mail eines bestimmten Absenders eintrifft oder das bewusste Verzögern einer Nachricht mit dem Wort "Anlage" im Text.

Klicken Sie auf Datei / Informationen / Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Das Register Benachrichtigungen ignoriere ich hier - es verwaltet nur die Benachrichtigungen, die Sie z. B. auf einem Sharepoint-Server eingestellt haben. Auf dem Register E-Mail-Regeln sehen Sie die vorhandenen Regeln, können sie ändern, löschen und neue erstellen.

Klicken Sie auf Neue Regel. Ich möchte eine Regel erstellen, die jede Mail um zwei Minuten verzögert sendet, die das Wort "Anlage" im Text hat - so kann ich noch rasch reagieren, wenn mir einfällt, dass ich den Anhang vergessen habe.

Die Regel ist ohne Vorlage und beginnt mit Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden. Wählen Sie Mit bestimmten Wörtern im Text und klicken Sie im unteren Fensterteil auf den blauen Link Mit bestimmten Wörtern im Text. Fügen Sie alle Ausdrücke hinzu, die Sie gewöhnlich für Anhänge verwenden. Bestätigen Sie mit OK, klicken Sie Weiter.

Wählen Sie jetzt Diese eine Anzahl von Minuten verzögert übermitteln und klicken Sie unten auf den blauen Link eine Anzahl von - tragen Sie eine 2 ein. Bestätigen Sie mit Weiter, überspringen Sie den Schritt mit den Ausnahmen ebenfalls mit Weiter. Vergeben Sie einen Regelnamen und kontrollieren Sie, dass ein Häkchen gesetzt ist bei Diese Regel aktivieren. Klicken Sie auf Fertigstellen.

Sie werden mit einer Meldung darauf aufmerksam gemacht, dass die Regel nur abgearbeitet wird, wenn Outlook läuft. Es gibt noch serverseitige Regeln, die nicht auf Ihrem Outlook-Client abgearbeitet werden, sondern auf dem Exchange-Server. Solche Regeln können Sie als Anwender nicht einstellen.

Der Speicherplatz für Regeln ist begrenzt. Bei Outlook 2007 sind es 256 kB (und das wird unter 2010 auch noch so sein). Bei einem Exchange-Postfach hat der Admin es in der Hand, wie viele Client-Regeln zulässig sind. Zu viele Regeln machen Outlook zudem langsam.

 

25.05.2010