Outlook ist mehr als ein Programm zum Mail senden und empfangen. Sie können damit sehr gut Ihre persönliche Organisation unterstützen.

Tipp 1: Aufgaben

Nutzen Sie neben dem Kalender für Termine auch Aufgaben - alles, was BIS zu einem bestimmten Tag erledigt werden muss, gehört hierher.

• Überfrachten Sie den Kalender nicht mit Aufgaben!
• Schreiben Sie für Dinge, die nicht exakt zu einer bestimmten Uhrzeit begonnen und beendet werden müssen, Aufgaben - keine Termine!
• Verknüpfen Sie Dokumente in eine Aufgabe - und richten sich damit eine Wiedervorlage für Dateien ein.
• Ziehen Sie eine Mail einfach auf das Aufgabensymbol - und erstellen so schnell eine Aufgabe aus einer Mail.

Tipp 2: Informationen verknüpfen

Gewöhnen Sie sich an, zu einer Aufgabe oder einem Termin alles in diesem Fenster zu sammeln. Für eine Dienstreise brauchen Sie Ticket, Hotelbuchung, Agenda, Anreiseskizze? Verknüpfen Sie die Dokumente oder Outlook-Elemente direkt in den Termin. Anschließend können Sie den Termin mitsamt den Anhängen in einem Durchgang drucken und haben alles beieinander.

Hinterlegen Sie als "Kontakt" zu den Terminen und Aufgaben gleich den Ansprechpartner, damit Sie mit einem Klick den Kontakt aufrufen können.

Tipp 3: Übersicht bewahren

Das wichtigste Hilfsmittel für ein übersichtliches Arbeiten sind Ansichten - die vorhandenen lassen sich anpassen und neue können erstellt werden. Ansichten helfen Ihnen durch Filterung nur bestimmter Objekte (nur private Kontakte, nur unerledigte Aufgaben), durch Gruppierung und Sortierung.

Tipp 4: Suchtools nutzen

Machen Sie sich mit den neuen Suchtools vertraut, um zum Beispiel alle Outlook-Elemente anzuzeigen, die Sie heute erstellt haben oder die einer bestimmten Kategorie zugeordnet wurden.

• Drücken Sie STRG+E oder klicken Sie in das Feld x durchsuchen im Kopfbereich Ihres aktiven Moduls
• Bestimmen Sie links, wo Sie suchen möchten: im aktuellen Ordner oder in allen Outlook-Elementen
• Definieren Sie das Suchkriterium
• Mit Suche schließen ganz rechts oder ESC, verlassen Sie die Suche wieder

Tipp 5: Aktivitäten nutzen

Hier gibt es vorab einen Wermutstropfen: Mein Tipp funktioniert wunderbar für Outlook 2007 und nicht mehr für 2010, aber ich hoffe auf einen Bugfix.

Wenn Sie alle Mails, Termine und Aufgaben sehen möchten, die Sie mit einem Kontakt in Verbindung gebracht haben, wählen Sie im Kontakt Kontakt / Anzeigen / Aktivitäten. Sie können mit dem Auswahlfeld Anzeigen, wählen, was Sie sehen möchten.

In Outlook 2010 ist die Anzeige für Alle Elemente auf Mails beschränkt (warum auch immer!) und die Anzeige Anstehen Aufgaben/Termine funktioniert nicht. Das war bereits in der Beta bekannt, ist aber leider nicht repariert worden.

 

 

23.05.2010